IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Al implementar instrumentos archivísticos dentro de la Notaría no solo protegerá los procesos documentales, con ahorro en lapso dentro de la dinámica de consulta, costos de producción, almacenamiento a largo plazo, además de concatenar y fortalecer los sistemas de Protección de Datos Personales, Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, Sistema de Gestión de la Calidad, entre otros.
Tablas de Retención Documental (TRD)
Las Tablas de Retención Documental son herramientas archivísticas que clasifican, bajo categorías denominadas series, todos los documentos y registros, constituidos por cada una de las áreas conforme a la estructura organizacional vigente. A su vez, las Tablas de Retención Documental definen los tiempos de conservación de cada serie y tipo el documental, estableciendo la fecha en que los documentos deben ser transferidos, conservados o eliminados.
Beneficios de las Tablas de Retención Documental (TRD)
Impactan a gran escala en cada uno de los procesos administrativos de la notaría así:
- Facilitan el manejo de la información.
- Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
- Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
- Permiten el manejo integral de los documentos, conociendo realmente que documentación debe ser digitalizada, conservada, seleccionada y eliminada.
- Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
- Reducen significativamente el costo por almacenamiento documental tanto para soporte tradicional papel, como para soportes digitales y electrónicos
Documentación de apoyo
https://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/publicaciones
https://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/publicaciones